La manière la plus simple en Belgique :
Il est conseillé de rassembler dans sa note de frais, toutes les petites dépenses ou celles dont la TVA n'est pas récupérable. Ensuite, traitez la note de frais exactement comme une facture d'achat.
Pourquoi est la meilleure manière ?
Premièrement, si vous rassemblez 10 tickets par mois, dans une note de frais, vous encodez 1 facture au lieu de 10 factures ... Ca fait une grosse différence en fin d'année.
Deuxièmement, si vous payez les menues dépenses avec votre carte de banque privée ou en liquide, vous ne perdrez plus des heures à réconcilier les transactions bancaires.
Comment ventiler les frais ?
Les frais contenus dans les notes de frais doivent parfois être ventilé entre différents comptes.
Vous associez les catégories de dépenses à un compte comptable. Vous pourrez alors recopier ce détail, ou mieux encore, exporter la note de frais en comptabilité.