PB-vragenlijst (TOW) — Instellen, versturen en beheren in Twinntax
Samenvatting: Dit artikel beschrijft hoe u de PB-vragenlijst (TOW) opzet, naar klanten verstuurt, hun voortgang bewaakt en de ingevulde documenten ophaalt. Het richt zich tot accountants en medewerkers die het proces beheren vanuit Twinntax.
Een gebruiker kan vragen: "Hoe stuur ik de vragenlijst naar mijn klanten?", "Hoe voeg ik een vraag toe aan het sjabloon?", "Hoe download ik de ingevulde vragenlijst van een klant?", "Moet een klant inloggen om de vragenlijst in te vullen?"
Wat doet de PB-vragenlijst?
De PB-vragenlijst (ook wel TOW-vragenlijst) is een online formulier dat uw kantoor gebruikt om alle gegevens te verzamelen die nodig zijn voor de aangifte personenbelasting. U bouwt éénmalig een sjabloon, stuurt het naar uw klanten, en ontvangt het resultaat als een gestructureerde PDF met alle bijlagen.
Klanten ontvangen de vragenlijst automatisch in hun eigen taal (Nederlands, Frans of Duits) en hoeven geen account aan te maken in Twinntax.
U beheert het volledige proces via Workflows → PB Vragenlijst (TOW).
Wat de module u biedt:
Eén kantoorbreed sjabloon, beschikbaar in drie talen
Voorwaardelijke vragen die enkel verschijnen als ze van toepassing zijn
Ingebouwde bestandsupload voor attesten (pensioensparen, giften, kinderopvang, enz.)
Een voortgangsindicator per klant, zichtbaar voor u én de klant
Een kant-en-klare PDF met antwoorden en bijlagen zodra de klant klaar is
Stap 1 — Bouw het vragenlijstsjabloon
Het sjabloon legt de structuur vast die elke klant te zien krijgt. U stelt het éénmalig in, waarna het herbruikbaar is voor elk belastingjaar.
Waar vindt u het sjabloon?
Ga via de linker navigatiebalk naar Instellingen.
Scroll naar PB-Vragenlijst Configuratie.
U komt terecht op het scherm TOW Questionnaire Template.
Bovenaan het scherm staan drie taaltabbladen: Frans, Nederlands en Duits. Vul elke sectietitel en vraagtekst in op elk tabblad dat relevant is voor uw klanten. De structuur is voor elke taal identiek — enkel de tekst verschilt.
De drie knoppen rechtsboven
Knop | Wat het doet |
Vragenlijst verwijderen | Wist het volledige sjabloon permanent — gebruik dit met zorg |
Sjabloonvoorbeeld | Toont een preview van hoe de vragenlijst zal zien |
Vragenlijst kopiëren | Herstelt de originele template van TwinnTax |
Hoe is het sjabloon opgebouwd?
Het sjabloon werkt in drie niveaus:
Secties — de grote thematische blokken (bv. Persoonlijke Situatie, Belastingvoordelen). Elke sectie verschijnt als een afzonderlijke pagina in de zijbalk van de klant.
Subsecties — optionele onderverdelingen binnen een sectie (bv. Algemene Informatie binnen Persoonlijke Situatie).
Vragen — de individuele velden die de klant invult.
Een sectie toevoegen
Klik op het drie-puntenmenu (⋮) naast een bestaande sectie.
Kies Sectie hierboven toevoegen, Sectie hieronder toevoegen of Sectie toevoegen (subsectie in bestaande sectie).
Vul de sectietitel in op elk taaltabblad (Frans / Nederlands / Duits).
Klik op Opslaan.
Een vraag toevoegen
Klik via hetzelfde (⋮) menu op Vraag toevoegen.
Vul in de vraag-editor in:
Vraag — de vraagtekst in alle relevante talen
Antwoordtype — kies Tekst, Ja/Nee, dropdown, bijlage, enz.
Stel de optionele schakelaars in:
Schakelaar | Functie |
Kan worden overgeslagen? | Klant mag de vraag overslaan als ze niet van toepassing is |
Reacties toestaan? | Klant kan een vrije opmerking toevoegen naast het antwoord |
Heeft bijlagen? | Klant moet een PDF-attest opladen bij deze vraag |
Wilt u de vraag conditioneel tonen? Gebruik het veld Enkel tonen als antwoord op hoofdvraag gelijk is aan en stel de triggerwaarde in (bv. Ja). De vraag wordt dan enkel zichtbaar als de klant de gekoppelde vraag met die waarde beantwoord heeft. (Enkel mogelijk bij boolean vragen)
Klik op Opslaan.
Pagina-einden gebruiken
Tussen de blokken in de editor staat + Pagina-einde. Dit bepaalt waar één pagina eindigt en de volgende begint in de PDF weergave. Gebruik pagina-einden om verwante vragen samen te houden en lange secties te verdelen in overzichtelijke stappen.
Stap 2 — Verstuur de vragenlijst naar klanten
Naar de klantenlijst navigeren
Ga via de linker navigatiebalk naar Workflows → PB Vragenlijst (TOW).
Bovenaan het scherm ziet u drie tabbladen:
Tabblad | Inhoud |
Burgers als klanten | Alle particulieren van uw kantoor |
Bezig | Klanten die de vragenlijst actief aan het invullen zijn |
Voltooid | Klanten die de vragenlijst hebben afgerond |
Gebruik de jaarselector (bv. 2024, 2025) om te filteren op belastingjaar.
De vragenlijst opstarten
Vink in het tabblad Burgers als klanten de gewenste klanten aan.
Klik rechtsboven op Vragenlijst starten.
→ Twinntax genereert voor elke geselecteerde klant een unieke, beveiligde link en verstuurt die via e-mail. De klantstatus wijzigt naar Ophaling van de TOW gegevens.
Een verloren link opnieuw sturen
Kan een klant de originele e-mail niet meer terugvinden? Vink de klant aan in de lijst en klik op E-mail opnieuw verzenden. De bestaande beveiligde link wordt opnieuw verstuurd — er wordt geen nieuwe link aangemaakt.
Stap 3 — De klantervaring
Uw klanten ontvangen een persoonlijke e-maillink die de vragenlijst rechtstreeks in hun browser opent. Ze hebben geen Twinntax-account nodig — geen login, geen wachtwoord.
Wat de klant ziet:
Het logo van uw kantoor bovenaan
Hun naam en adres ter bevestiging
De titel van de vragenlijst en het belastingjaar (bv. TOW 2025 Vragenlijst)
Een zijbalk links met alle secties, met een groen vinkje bij afgeronde onderdelen
Een voortgangsbalk met het totale voltooiingspercentage
De huidige vraag met de bijhorende antwoordopties
De knoppen Vorige en Volgende om te navigeren
Voorwaardelijke vragen verschijnen of verdwijnen automatisch op basis van eerdere antwoorden. Antwoorden worden in real time opgeslagen — klanten kunnen pauzeren en later verdergaan via dezelfde link zonder iets te verliezen.
Stap 4 — Haal de ingevulde documenten op
Zodra een klant 100% bereikt, verschijnt hij of zij in het tabblad Voltooid.
Documenten downloaden
Open het tabblad Voltooid.
Klik op de rij van de klant of op het documentpictogram aan het einde van de rij.
U ziet het scherm Documenten bekijken voor die klant.
Klik op Alle documenten downloaden voor een ZIP-bestand, of klik op het PDF-pictogram naast een individueel bestand om het apart op te slaan.
Wat zit er in het pakket?
Bestand | Inhoud |
| Hoofd-PDF met alle antwoorden van de klant |
| Bijlage-PDF('s) met de opgeladen attesten |
Het tijdstempel in de bestandsnaam maakt het eenvoudig om verschillende versies te onderscheiden als een klant opnieuw indient.
De bijlagen worden ook automatisch toegevoegd in de PB dossier van de klant.
Veelgestelde vragen
Kan ik automatische reminders doorsturen naar mijn klanten?
Via Instellingen > automatisaties > nieuwe workflow > speciale actie
Kunt u automatische reminders instellen per x dagen na de eerste opening van de dynamische link.
De klant zal dan elke x dagen een reminder krijgen tot op moment dat zijn vragenlijst ingediend is.
Kan ik een ander sjabloon gebruiken voor verschillende klanten?
Het sjabloon is kantoorbreed: één sjabloon geldt voor alle PB-klanten. Wilt u variaties aanbrengen, gebruik dan voorwaardelijke vragen om bepaalde vragen te tonen of te verbergen op basis van eerdere antwoorden.
Welke talen worden ondersteund?
Nederlands, Frans en Duits. Vul de sectietitels en vraagteksten in op alle drie de taaltabbladen. De klant ontvangt de vragenlijst automatisch in de taal die is ingesteld op zijn of haar klantenfiche.
Wat als een klant de browser sluit voor hij of zij klaar is?
Antwoorden worden automatisch opgeslagen terwijl de klant bezig is. Via dezelfde e-maillink hervat de klant precies waar hij of zij gebleven was.
Kan ik de antwoorden bekijken voor de klant klaar is?
Ja. Klik in het tabblad Bezig op de rij van de klant om de reeds ingevoerde antwoorden en de huidige voortgang te raadplegen (icoontje link copiëren/ pdf). De definitieve PDF is pas beschikbaar na 100% voltooiing.
Wat betekent het als de voortgangsbalk stopt op 80%?
De klant heeft nog niet alle verplichte vragen beantwoord, of is gewoonweg nog niet verder gegaan. Er wordt niets ingediend zolang de voortgang niet 100% bedraagt. De klant kan verdergaan via de oorspronkelijke e-maillink. U kan via uw TwinnTax portaal ook de vragenlijst openen langs uw kant.
Kan ik het sjabloon aanpassen nadat de vragenlijst al verstuurd is?
Ja, maar wees voorzichtig: wijzigingen zijn niet zichtbaar voor klanten die nog niet afgerond hebben. Ingrijpende aanpassingen tijdens een lopende campagne worden afgeraden.
Hoe start opnieuw met de template van TwinnTax?
Klik rechtsboven in de sjablooneditor op Vragenlijst kopiëren. De volledige structuur wordt herstelt naar de template van TwinnTax.
Hoe verwijder ik een vraag die ik per ongeluk heb toegevoegd?
Klik op het prullenbakpictogram 🗑️ aan het einde van de vraagrij in de sjablooneditor. Enkel die vraag wordt verwijderd — de rest van de sectie blijft intact.
Welke bestandstypen kunnen klanten opladen als bijlage?
Klanten laden PDF-bestanden op. Papieren attesten moeten eerst worden ingescand naar PDF alvorens ze kunnen worden opgeladen.
Laatst bijgewerkt: april 2026 — gebaseerd op Twinntax PB Vragenlijst Versie 1.